Jakie dokumenty musi prowadzić psycholog?

To jedno z tych pytań, które wraca w rozmowach psychologów regularnie. Czy w prywatnym gabinecie trzeba prowadzić dokumentację? Co powinna zawierać? Jak długo trzymać zeszyty testowe i notatki? A co, jeśli pracuję jednocześnie w poradni, w szkole i na własnej działalności?

Odpowiedź do niedawna brzmiała: to zależy, a przepisy mówią niewiele. W 2026 roku sytuacja się zmieniła, bo uchwalono nową ustawę o zawodzie psychologa. Poniżej porządkujemy, co obowiązuje dziś, co zmieni się w 2028 roku i jakie dokumenty warto mieć niezależnie od ustawy.

Najpierw kontekst: stara i nowa ustawa

Przez ponad 20 lat zawód psychologa regulowała ustawa z 2001 roku. W praktyce nie działała, bo nie wydano do niej przepisów wykonawczych, a samorząd zawodowy nigdy nie powstał. Psycholodzy w prywatnej praktyce opierali się więc głównie na RODO, kodeksach etycznych i dobrych praktykach.

23 stycznia 2026 roku uchwalono nową ustawę o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów. Kilka przepisów, głównie organizacyjnych, już obowiązuje. Zdecydowana większość, w tym przepisy o dokumentacji, wejdzie w życie 19 maja 2028 roku.

Mamy więc okres przejściowy. To dobry moment, żeby ułożyć sobie system dokumentacji tak, by w 2028 roku nie trzeba było niczego przerabiać.

Co obowiązuje już dziś

Ochrona danych osobowych (RODO)

Jeśli przyjmujesz pacjentów na własny rachunek, jesteś administratorem ich danych osobowych. Informacje o zdrowiu psychicznym należą do szczególnych kategorii danych, więc obowiązki są tu poważniejsze niż w typowej działalności usługowej. W praktyce oznacza to kilka dokumentów:

• Klauzula informacyjna dla pacjenta. Informuje, kto przetwarza dane, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo i jakie prawa przysługują pacjentowi. Najlepiej przekazać ją na pierwszym spotkaniu lub przy zapisie.
• Rejestr czynności przetwarzania. RODO zwalnia z niego większość małych firm, ale to zwolnienie nie obejmuje przetwarzania danych szczególnych kategorii. Psycholog w jednoosobowej praktyce zwykle więc powinien go prowadzić. To prosty dokument opisujący, jakie dane zbierasz, po co, gdzie je trzymasz i kiedy usuwasz.
• Umowy powierzenia przetwarzania danych. Zawierasz je z każdym, kto przechowuje lub przetwarza dane Twoich pacjentów w Twoim imieniu: dostawcą systemu do zapisów, aplikacji do notatek, poczty czy księgową, jeśli ma dostęp do danych pacjentów.
• Upoważnienia do przetwarzania danych. Potrzebne, jeśli ktoś poza Tobą ma dostęp do danych, na przykład osoba w recepcji.
• Zasady bezpieczeństwa i postępowania z naruszeniami. Spisane w kilku punktach: jak zabezpieczasz dokumenty, co robisz, gdy zgubisz telefon lub laptop z danymi.

Dokumenty związane z działalnością

• Kontrakt terapeutyczny lub regulamin gabinetu. Formalnie nie zawsze wymagany, w praktyce bardzo ważny. Określa zasady płatności, odwoływania wizyt, poufności i jej granic.
• Zgoda na udzielanie świadczeń. Szczególnie istotna przy pracy z osobami niepełnoletnimi, gdzie potrzebna jest zgoda przedstawiciela ustawowego.
• Dokumentacja księgowa. Faktury, rachunki i ewidencja sprzedaży. Przechowuje się je co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Gdy pracujesz w placówce

Jeśli udzielasz świadczeń w podmiocie leczniczym, na przykład w przychodni, szpitalu czy poradni zdrowia psychicznego, Twoje wpisy są częścią dokumentacji medycznej pacjenta. Obowiązują wtedy przepisy ustawy o prawach pacjenta, a dokumentację medyczną przechowuje się co do zasady przez 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu. Za jej przechowywanie odpowiada placówka.

Psycholodzy w szkołach i poradniach psychologiczno-pedagogicznych podlegają z kolei przepisom oświatowym, które mają własne zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji.

Co zmieni się od 19 maja 2028 roku

Nowa ustawa po raz pierwszy wprost nakłada na każdego psychologa obowiązek prowadzenia dokumentacji psychologicznej odbiorcy świadczeń. Dokumentacja jest objęta tajemnicą.

Co musi zawierać dokumentacja

Ustawa określa minimalny zakres:

1. dane osoby, której udzielasz świadczeń: imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, PESEL (a gdy go nie ma, rodzaj i numer dokumentu tożsamości),
2. przy osobie niepełnoletniej lub ubezwłasnowolnionej: dane przedstawiciela ustawowego,
3. Twoje imię, nazwisko i numer wpisu do Rejestru Psychologów,
4. nazwę i adres miejsca udzielania świadczeń,
5. opis udzielonych świadczeń,
6. datę sporządzenia i Twój podpis.

Notatki robocze i zeszyty testowe

Ważne rozróżnienie: ustawa oddziela od dokumentacji notatki robocze psychologa o krótkotrwałym znaczeniu oraz arkusze testów psychologicznych. Pacjent ma prawo wglądu w swoją dokumentację, ale nie obejmuje ono tych dwóch elementów. O tym, jak prowadzić same notatki, piszemy w artykule Jak robić notatki po sesji?

Jak długo przechowywać

• 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie świadczeń,
• przy osobach niepełnoletnich 5 lat od końca roku, w którym pacjent ukończył 18 lat,
• chyba że odrębne przepisy przewidują inny okres (tak jest na przykład w placówkach medycznych).

Jeśli pracujesz w ramach podmiotu, na przykład zatrudniony w poradni, obowiązek przechowywania spoczywa na tym podmiocie.

Forma i zabezpieczenie

Dokumentację można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W obu przypadkach musi być chroniona przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Ustawa wymaga co najmniej, żeby dostęp do danych miały tylko osoby pisemnie upoważnione, żeby zobowiązały się do zachowania poufności i żeby stosowane zabezpieczenia techniczne były regularnie sprawdzane i ulepszane.

Psycholog może powierzyć przechowywanie dokumentacji innemu podmiotowi na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. To otwiera drogę do bezpiecznych rozwiązań elektronicznych. Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia, opisujemy w artykule Notatki z sesji: papier, tablet czy aplikacja?

Kto ma dostęp

Dokumentację udostępnia się pacjentowi, a w przypadku osób niepełnoletnich ich przedstawicielowi ustawowemu. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach, gdy wymaga tego dobro dziecka, psycholog może odmówić dostępu rodzicowi, a ten może zwrócić się do sądu opiekuńczego. Dokumentacja może też trafić do sądu, prokuratury czy rzecznika dyscyplinarnego w zakresie potrzebnym do prowadzonego postępowania.

Co po upływie okresu przechowywania

Dokumentację trzeba zniszczyć tak, żeby nie dało się odtworzyć jej treści, i sporządzić z tego protokół. Zamiast zniszczenia można ją wydać pacjentowi lub osobie przez niego upoważnionej, również z protokołem.

Gdy kończysz praktykę

Psycholog, który przestaje udzielać świadczeń, musi zadbać o dalsze bezpieczne przechowywanie dokumentacji i poinformować regionalną radę izby psychologów, gdzie się ona znajduje. Za zgodą pacjenta dokumentację może przejąć inny psycholog, który z nim pracuje.

Ściąga: co i jak długo

Dokument	Okres przechowywania
Dokumentacja psychologiczna (od 2028 r.)	5 lat od końca roku zakończenia świadczeń
Dokumentacja dotycząca osoby niepełnoletniej (od 2028 r.)	5 lat od końca roku, w którym ukończyła 18 lat
Wpisy w dokumentacji medycznej w placówce leczniczej	co do zasady 20 lat od ostatniego wpisu
Dokumentacja księgowa	co do zasady 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku
Notatki robocze o krótkotrwałym znaczeniu	nie są częścią dokumentacji; warto ustalić własną zasadę i opisać ją w rejestrze czynności

Jak przygotować się już teraz

Do 2028 roku zostało trochę czasu, ale zmiana sposobu pracy z dokumentacją rzadko udaje się z dnia na dzień. Kilka kroków, które warto zrobić wcześniej:

1. Uporządkuj, co już masz. Oddziel dokumentację od notatek roboczych i zeszytów testowych.
2. Zbieraj od nowych pacjentów dane, których wymaga ustawa. Wtedy w 2028 roku nie będziesz uzupełniać kartotek wstecz.
3. Przygotuj klauzulę informacyjną i rejestr czynności, jeśli jeszcze ich nie masz.
4. Sprawdź, gdzie trzymasz dane. Szafka na klucz, zaszyfrowany dysk, chmura. Jeśli korzystasz z zewnętrznych narzędzi, upewnij się, że masz z ich dostawcami umowy powierzenia.
5. Spisz zasady usuwania. Kiedy niszczysz dokumentację, jak to robisz i jak to dokumentujesz.

Na koniec

Obowiązek prowadzenia dokumentacji brzmi jak kolejna porcja papierologii, ale dobrze prowadzona dokumentacja chroni przede wszystkim Ciebie: w razie skargi, kontroli czy postępowania dyscyplinarnego jest dowodem rzetelnej pracy. Im wcześniej ułożysz sobie prosty i bezpieczny system, tym mniej stresu w 2028 roku.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. W konkretnej sytuacji warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą od ochrony danych.